En muchas ocasiones, el proceso de compra de productos y los pedidos a tus proveedores necesitan una gran comunicación y colaboración entre ambas partes para que todo funcione correctamente.
- El aprovisionamiento de productos se debe hacer en equipo.
A veces, conseguirlo sin ayuda, puede llegar a ser complicado, ya que generalmente los comercios cuentan con distintos proveedores, distintos tiempos de entrega y procesos diferentes que dificultan su seguimiento. Por eso, en este vídeo te enseñamos algunas herramientas que pueden ayudarte a optimizar la gestión y organización de tus pedidos.
¡Descubre herramientas para optimizar los pedidos a proveedores!
Para empezar a llevar una mejor gestión del aprovisionamiento de tu comercio, puedes elegir entre dos opciones de tipos de herramientas que te ayudarán a establecer relaciones más estrechas y estratégicas con los proveedores.
- Opción 1. SRM (Supply Relationship Management).
- Opción 2. ERP (Enterprise Resource Planning).
Opción 1. SRM (Supply Relationship Management)
Los SRMs, o software de gestión de relación con proveedores, son programas especializados en optimizar todos los procesos relacionados con los mismos.
- Optimizan todos los procesos relacionados con tus proveedores.
Abarcan desde el seguimiento de los envíos de productos y la evaluación del rendimiento de los proveedores, hasta la gestión de toda la documentación necesaria en el proceso.
- Seguimiento de los envíos.
- Evaluación del rendimiento de los proveedores.
- Gestión de la documentación.
Estos programas centralizan en una única aplicación todos los datos relacionados con los proveedores de tu comercio para que, de un único vistazo puedas analizar el estado de la cadena de suministro.
- Aportan un control total de la cadena de suministro de tu comercio.
Algunos de los SRMs que puedes introducir en tu comercio son Pipefy, itBid, SAP Business Network, Anvyl o StockAgile. Pero recuerda analizar y estudiar la oferta disponible en el mercado para descubrir cuál es el que mejor se adapta a tu comercio.
Opción 2. ERP (Enterprise Resource Planning)
Si en tu comercio estás preparado para ir al siguiente nivel, los programas ERP o sistemas de planificación de recursos empresariales también pueden ayudarte. Estos programas no solo llevan el control total de tus proveedores sino también pueden relacionar los datos del proceso de aprovisionamiento con los de otros aspectos de tu comercio.
- Ayudan a gestionar todos los procesos de tu comercio.
Normalmente estos programas se dividen en módulos que puedes contratar según las necesidades de tu comercio por lo que, si eliges esta opción, debes asegurarte de incluir módulos orientados a la gestión de proveedores.
- Asegura incluir un módulo de gestión de proveedores.
En el mercado puedes encontrar muchos ERPs que incluyan estos módulos, algunos de los más conocidos son Odoo, ERP Next, Holded, NetSuite o Dynamics 365. Antes de incluir uno en tu comercio, recuerda analizar las diferentes opciones del mercado para encontrar el que mejor se adapte a tus necesidades.
¿Por qué deberías elegir alguna de estas dos opciones?
El objetivo de ambas herramientas es mejorar los procesos comerciales entre tu comercio y los proveedores, para que ambas partes puedan desarrollar una relación de beneficio mutuo.
- Impulsan tu relación con los proveedores.
Normalmente son diseñadas para usarse conjuntamente con los proveedores y que, de esta forma, ambos tengáis acceso a información de valor del proceso de aprovisionamiento. Algunas de las razones por las que deberías incluir estos programas de gestión de proveedores son:
- Evalúan el rendimiento de los proveedores. Ayudan a evaluar el rendimiento de cada proveedor de forma individual analizando indicadores como la puntualidad de los envíos y los errores.
- Evitan riesgos antes de que pasen. Mantienen informadas a ambas partes para que puedan reaccionar a tiempo antes de problemas como las roturas de stock o el desabastecimiento de productos.
- Permiten tomar decisiones basadas en datos. Aportan datos como el stock actual y el precio de los productos a las comunicaciones diarias con los proveedores para conocer en todo momento cuales son las necesidades.
- Visualizan el estado de la cadena de suministro. Incluyen paneles de control que visualizan elementos de la cadena de suministro como el tiempo de entrega de pedidos o los gastos generados.
¿Qué debe incluir la herramienta que elijas?
Antes de introducir una de las dos opciones en tu comercio, en tu análisis para encontrar la herramienta perfecta para tu comercio, debes de asegurar que incluyen estos elementos para que aporten el máximo valor a tu proceso de aprovisionamiento:
- Un dashboard o panel de control que facilite visualizar el estado de la logística de aprovisionamiento.
- Portal de comunicación con proveedores para mantenerse conectados.
- Informes automáticos que ayuden a conocer el rendimiento de cada proveedor.
- Gestión de facturación y pedidos para tener un control total de tus compras.
Como puedes ver, la forma más efectiva de establecer una buena relación con los proveedores es compartir tus objetivos y mantener una comunicación cercana.
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